Stefna gegn einelti, kynferðislegri og kynbundinni áreitni og ofbeldi
Húsnæðis- og mannvirkjastofnun (HMS) leggur áherslu á gagnkvæma virðingu, uppbyggileg samskipti og að allir starfsmenn séu metnir að verðleikum í störfum sínum. HMS mun ekki líða eða láta viðgangast einelti, áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega háttsemi að nokkru tagi. Stefna þessi og viðbragðsáætlun eru sett fram til að bregðast við aðstæðum þar sem starfsmaður eða hópur starfsfólks telur sig verða fyrir einelti, áreitni, ofbeldi eða annarri ótilhlýðilegri háttsemi á vinnustað.
Stefna þessi og viðbragðsáætlun nær til alls starfsfólks og stuðst verður við í öllum þeim tilvikum þar sem tilkynning eða ábending berst um einelti, áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega háttsemi.
Stefna og viðbragðsáætlun HMS gegn einelti, áreitni og ofbeldi
Stefna og viðbragðsáætlun HMS er sett í samræmi við 38. gr. laga nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum.
Ábyrgðaraðili
Ábyrgðaraðili stefnu og viðbragðsáætlunar er mannauðsstjóri HMS. Tilkynningu eða ábendingu ber að beina til mannauðsstjóra, næsta stjórnanda eða mannauðssérfræðinga. Einnig er hægt að leita til þriðja aðila: Lífs og sálar, Vinnueftirlitsins, trúnaðarmanns eða stéttarfélaga. Ef tilkynning eða ábending varðar ábyrgðaraðilann sjálfan ber að tilkynna til þess aðila sem á ekki hlut að máli.
Markmið
Markmið stefnu þessarar er að fyrirbyggja og koma í veg fyrir einelti, áreitni eða ofbeldi á vinnustaðnum og tryggja að úrræði séu til staðar telji aðili sig hafa orðið fyrir slíkum brotum.
- Stuðla að fræðslu og forvarnarstarfi gegn óæskilegri hegðun á vinnustaðnum og auka þannig vitund og skilning á framangreindri háttsemi.
- Upplýsa starfsfólk um málsmeðferð slíkra mála og hvernig það getur komið tilkynningum og ábendingum í réttan farveg.
- Fylgja viðbragðsáætlun sem kveður á um viðbrögð ef fram koma tilkynningar eða ábendingar um framangreinda háttsemi.
Skilgreining hugtaka
Einelti: Síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.
Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.
Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.
Ofbeldi: Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.
Stefnuyfirlýsing
Einelti, kynferðisleg eða kynbundin áreitni og ofbeldi er óheimil lögum samkvæmt og er ekki liðin á vinnustaðnum.
HMS leggur áherslu á fagleg samskipti og samstarf, þar sem kurteisi og háttvísi er höfð að leiðarljósi. Starfsfólki ber að sýna hvert öðru kurteisi og virðingu og gæta trúnaðar í öllum samskiptum, innan sem utan vinnustaðarins.
- Hafa ber í huga að einstaklingur getur verið ómeðvitaður um að hegðun hans sé óviðeigandi. Því er mikilvægt að starfsfólk setji mörk og geri grein fyrir því ef þeim líkar ekki framkoman. Ef einstaklingur treystir sér ekki til að tala við viðkomandi ætti hann að leita aðstoðar og eftir atvikum tilkynna um málið.
- Þetta á við um samskipti milli samstarfsfólks og samskipti starfsfólks og annarra sem þau eiga samskipti við vegna starfsins. Hafa ber í huga að samskipti starfsfólks utan vinnustaðarins geta haft áhrif á samstarf þeirra á vinnustaðnum.
- Þetta á við um samskipti sem eiga sér stað á vinnustaðnum, jafnt innan sem utan vinnustaðarins, þar sem starfsfólk hefst við eða þarf að fara um vegna starfa sinna. Einnig á þetta við um samskipti í gegnum tölvu, síma eða önnur fjarskiptatæki, á skemmtunum á vegum vinnustaðarins eða í vinnuferðum. Einnig getur HMS fjallað um athafnir samkvæmt þessum reglum sem eiga sér stað utan vinnustaðarins og utan þess sem að framan er talið, ef þær eru að mati vinnustaðarins til þess fallnar að hafa áhrif á samskipti aðila á vinnustaðnum og teljast þær þá falla undir reglur þessar.
- Tekið er á öllum málum samkvæmt viðbragðsáætlun vinnustaðarins.
- Tekið er á fölskum ásökunum um einelti, áreitni eða ofbeldi í samræmi við viðbragðsáætlun HMS.
- Ef þú telur þig hafa orðið fyrir einelti, áreitni eða ofbeldi eða telur þig hafa orðið vitni að slíkri hegðun hvetjum við þig til að láta vita þannig að hægt sé að bregðast við.
Skyldur stjórnenda og starfsfólks
Starfsfólki er óheimilt að leggja annað starfsfólk í einelti, áreita það með kynbundnum eða kynferðislegum hætti eða beita ofbeldi. Það er á ábyrgð alls starfsfólks að koma í veg fyrir einelti, áreitni, ofbeldi og aðra ótilhlýðilega hegðun. Það er hægt að gera með eigin athöfnum, tilkynningu eða ábendingu til mannauðsstjóra, næsta stjórnanda eða þriðja aðila. Einnig gegnir starfsfólk mikilvægu hlutverki með að gera grein fyrir því ef þeim líkar ekki framkoman.
Stjórnendur gegna mikilvægu hlutverki við að koma í veg fyrir alvarlegt einelti, áreitni og ofbeldi. Stjórnendur skulu vera viðbúnir að bregðast við af varfærni og virðingu ef slík mál koma upp, sýna hlutleysi, gott fordæmi og hvetja til opinna samskipta. Mikilvægt er að ýta undir umburðarlyndi gagnvart einstaklingsmun á vinnustaðnum.
Viðbragðsáætlun
HMS skal bregðast við eins fljótt og kostur er berist tilkynning eða ábending um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni eða ofbeldi.
Tilkynningu eða ábendingu skal beina til mannauðsstjóra, næsta stjórnanda, mannauðssérfræðinga eða þriðja aðila: Lífs og sálar, Vinnueftirlitsins, trúnaðarmanns eða stéttarfélaga. Tilkynning eða ábending getur verið sett fram munnlega eða skriflega. Gera þarf grein fyrir þeirri háttsemi sem um ræðir og hvaða aðilar eiga hlut að máli.
Fyrstu viðbrögð skulu vera að meta þörf tilkynnanda fyrir stuðning og tryggja viðeigandi vinnuaðstæður eftir því sem við á. Tilkynnanda eru veittar upplýsingar um hvað felst í formlegri málsmeðferð og metið er í samráði við tilkynnanda hvort gripið verði til formlegrar málsmeðferðar.
Óformleg málsmeðferð
Ef tilkynnandi óskar ekki eftir formlegri málsmeðferð og óskar eftir trúnaði um tilkynningu eða ábendingu er upplýsinga aflað hjá tilkynnanda og viðkomandi veittur stuðningur með trúnaðarsamtali eða ráðgjöf. Gripið er til viðeigandi aðgerða í samráði við tilkynnanda. Aðrir innan vinnustaðarins eru ekki upplýstir um málið. Alvarleiki málsins getur þó orðið til þess að nauðsynlegt verði að grípa til aðgerða.
Formleg málsmeðferð
Um hlutlausa athugun á málsatvikum er að ræða af aðilum innan vinnustaðarins eða þriðja aðila til að framkvæma mat á því hvort sú hegðun sem tilkynnt er um falli undir skilgreiningar reglugerðar á einelti, áreitni og/eða ofbeldi.
Formleg málsmeðferð er með eftirfarandi hætti.
Málsmeðferð
- Áður en málsmeðferð hefst skal ábyrgðaraðili upplýsa aðila máls að mál þeirra verði tekið til meðferðar.
- Ábyrgðaraðili ber ábyrgð á vinnslu máls og skal hann þegar í stað virkja viðbragðsáætlun þessa. Taka skal allar tilkynningar alvarlega og sýna nærgætni í aðgerðum gagnvart aðilum máls.
- Skal ábyrgðaraðili í samráði við næsta stjórnanda, mannauðssérfræðing eða þriðja aðila, meta þörf tilkynnanda fyrir stuðning og veita hann eins fljótt og kostur er.
- Á meðan mál er til meðferðar skal gera ráðstafanir til að tryggja starfsaðstæður aðila. Einnig getur verið ákveðið að senda annan eða báða aðila í leyfi m.t.t. eðli máls og stöðu þess á meðan málsmeðferð fer fram. Jafnframt er metið hvort boðið verði upp á sálfræðiaðstoð í ferlinu.
- Ábyrgðaraðili skal sjá til þess að gerð verði athugun á málsatvikum í þeim tilgangi að meta hvers eðlis umrædd tilkynning eða ábending er. Ábyrgðaraðili skal leggja mat á hvort ástæða sé til að leita ráðgjafar utanaðkomandi aðila, þar á meðal viðurkenndra þjónustuaðila, til aðstoðar við málsmeðferð svo leiða megi mál til lykta og tryggja hlutlausa málsmeðferð. Óski málsaðili eftir aðkomu utanaðkomandi aðila skal verða við því.
- Við meðferð máls skal gæta fyllstu varfærni og nærgætni í aðgerðum með virðingu fyrir einkahögum hlutaðeigandi starfsfólks. Gæta skal fyllsta trúnaðar um þær upplýsingar sem fram koma við málsmeðferð, gildir það jafnt um starfsfólk HMS sem og utanaðkomandi aðila.
Upplýsinga aflað
- Ábyrgðaraðili skal tryggja að við málsmeðferð sé hlutaðeigandi starfsfólki gefinn kostur á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri og að rætt sé við einn aðila máls í senn.
- Athugun á málsatvikum skal fela í sér viðtal við tilkynnanda, þann sem er tilkynntur, vitni og aðra þá sem geta varpað ljósi á málsatvik. Ábyrgðaraðili skal skrá allar frásagnir aðila og bera þær undir viðkomandi til samþykktar. Leita skal upplýsinga um tímasetningar og gögn líkt og tölvupóst eða önnur samskipti sem geta skýrt málsatvik.
- Ábyrgðaraðili skal skrá niður allar upplýsingar sem tengjast meðferð málsins og halda hlutaðeigandi starfsfólki upplýstum á meðan málsmeðferð stendur.
Meðferð upplýsinga
- Allar upplýsingar sem fást um málið verða meðhöndlaðar sem trúnaðarmál og verða skrifleg gögn varðveitt á öruggum stað á ábyrgð atvinnurekanda í samræmi við lög um persónuvernd. Hlutaðeigandi starfsfólki er veittur aðgangur að gögnum eftir því sem þeir óska og lög um persónuvernd heimila.
Niðurstaða mats
- Að lokinni vinnslu máls fer fram greining og mat á því hvort sú háttsemi sem um ræðir falli undir skilgreiningar á einelti, áreitni og/eða ofbeldi. Niðurstaða mats og aðgerðaráætlun er kynnt fyrir málsaðilum á einstaklingsfundum, með mannauðsstjóra og þriðja aðila ef við á. Málsaðilar teljast almennt vera sá aðili sem er tilkynntur og tilkynnandi.
- Niðurstaða mats: Ekki er um einelti, áreitni eða ofbeldi að ræða. Ef ekki telst vera um einelti, áreitni eða ofbeldi að ræða felur aðgerðaáætlun í sér aðgerðir til að greiða úr samskiptum og uppræta aðstæður sem tilkynnt var um.
- Niðurstaða mats: Um einelti, áreitni eða ofbeldi að ræða. Sé niðurstaðan sú að um einelti, áreitni eða ofbeldi sé að ræða felur aðgerðaáætlun í sér ákvörðun um afleiðingar fyrir þann sem er tilkynntur sem og forvarnaraðgerðir sem draga eiga úr hættu á að slíkt endurtaki sig.
Eftirfylgni
- Eftirfylgni felst meðal annars í stuðningi við málsaðila, að fylgst sé með samskiptum á vinnustaðnum, andlegri líðan og gengi.
- Mat á árangri aðgerða er tímasett. Aðgerðir eru endurmetnar eftir fyrir fram ákveðinn tíma og kannað hvort þörf sé á frekari aðgerðum, s.s. breytingum á vinnustað, viðbrögðum, vinnuskipulagi eða öðru.
Málsatvik varða einstakling sem er ekki starfsmaður
Ef málsatvik varða einstakling sem ekki er starfsmaður en samskiptin eiga sér stað í tengslum við starfsemi stofnunarinnar er unnið skv. aðgerðaáætlun og gripið til aðgerða til að varna að slíkt komi fyrir aftur. Í þessu felst að gripið verður til ráðstafana og aðgerða sem eru til þess fallnar að verja starfsfólk fyrir slíku áreiti.
Gildistími og endurskoðun
Stefna þessi var samþykkt af stjórn HMS þann 22.02.2024 og verður endurskoðuð innan tveggja ára.